Asistente de IA generativa para la coordinación administrativa de proyectos y personal: actas e informes desde notas, control de vencimientos documentales y comunicaciones listas en minutos, siempre con revisión humana.
Reducir en 50 % el tiempo dedicado a redactar actas, informes de avance y correos de coordinación, y a revisar manualmente los vencimientos de documentos del personal (certificados de alturas, exámenes médicos, afiliaciones), pasando de un trabajo disperso y repetitivo a un flujo asistido por IA — verificado por una persona — en un piloto de 30 días con documentos anonimizados de un solo proyecto y una convocatoria de curso de ExpertAlturas.
Cada tarea administrativa sigue el mismo recorrido. La IA propone; la persona decide. Ningún documento sale sin pasar por el paso 4.
Notas de reunión, listado de documentos o datos de la convocatoria, ya anonimizados con códigos (TRAB-01, PROY-01).
El generador de esta página arma la instrucción completa: rol, estructura de salida, reglas y variables entre corchetes [ ].
El prompt se pega en la herramienta de IA generativa elegida y produce el primer borrador: acta, tabla de vencimientos, correo o pieza visual.
Revisión de completitud, tono y exactitud. Las normas citadas se contrastan siempre contra la fuente oficial antes de aprobar.
El documento aprobado se envía o se archiva en la carpeta del proyecto, y la fecha de vencimiento queda registrada en el tablero.
Completa los campos de cada formulario y el prompt se arma automáticamente, listo para copiar y pegar en la herramienta de IA. Lo que dejes vacío quedará como variable entre corchetes [ ] para completarlo a mano.
Antes de pegar cualquier prompt en una IA, anonimiza los datos: reemplaza los nombres reales por códigos — TRAB-01 para trabajadores, PROY-01 para proyectos — y nunca incluyas números de cédula, diagnósticos ni documentos reales identificables. En este prototipo todos los datos de ejemplo son ficticios.
Convierte notas sueltas de una reunión en un acta formal y un informe de avance breve, con acuerdos, responsables y fechas.
Marca los documentos que tiene el trabajador y su fecha de vencimiento. El prompt le pide a la IA clasificar la carpeta como completa o incompleta y señalar las alertas.
Redacta correos de coordinación claros y completos: convocatorias, recordatorios de vencimientos, solicitudes de documentos y seguimientos.
Genera la instrucción para crear la pieza visual de una convocatoria: ilustración sin texto quemado, con espacio libre para montar el titular en el editor. Debajo ves la pieza de referencia producida con esta técnica.
Control de la documentación del personal con datos 100 % ficticios y anonimizados: solo códigos TRAB, sin nombres ni números de documento. Los días restantes y el semáforo se calculan automáticamente contra la fecha de hoy.
Fecha de corte: · Semáforo: vencido · por vencer (≤ 30 días) · vigente
| Trabajador | Documento | Vencimiento | Días restantes | Estado | Carpeta |
|---|
Carpeta «completa» = los 6 documentos presentes y ninguno vencido. En el piloto real este tablero se alimenta solo con códigos y fechas: los documentos originales permanecen en el archivo interno de la empresa, nunca en la herramienta de IA.
Las carpetas del personal contienen datos sensibles — exámenes médicos, afiliaciones, certificados —. Estas reglas son parte del diseño del proyecto, no un anexo: sin ellas el piloto no arranca.
A las herramientas de IA generativa solo llegan datos anonimizados: códigos TRAB-01 y PROY-01 en lugar de nombres, sin cédulas, sin diagnósticos, sin escaneos de documentos. La tabla que cruza códigos con identidades se guarda únicamente en el archivo interno de la empresa.
Todo borrador generado — acta, informe, correo o tabla — lo revisa y aprueba una persona antes de enviarse o archivarse. La IA puede cometer errores o «inventar» datos (alucinaciones): el responsable de cada documento sigue siendo quien lo firma.
Si un borrador cita una norma, la cita se contrasta contra la fuente oficial antes de usarse. La IA orienta, pero no es autoridad normativa.